A negociação com o importador é uma fase que envolve desde os primeiros contatos, denominados preliminares ou exploratórios, até o total fechamento do negócio. Este é um dos momentos mais importantes para o exportador, que não deve ignorar a cultura do país, as regras de etiqueta, os costumes, os horários etc.

Nesta fase existem aspectos indispensáveis a serem considerados como, por exemplo, a classificação da mercadoria, a embalagem, as condições de venda e o Incoterm a ser utilizado, o preço de exportação, a modalidade de pagamento a ser utilizada, o prazo de entrega da mercadoria, entre outros.